SMBC日興証券グループの証券事務サービス会社。
お客様の「期待を上回る事務サービスを提供すること」を経営方針として、「事務手続きご案内サービス」「証券代行サービス」「証券決済代行サービス」「一般事務代行サービス」という4つの分野で、グループ内外の金融機関のバックオフィス部門を担っている。
ホームページ:http://www.nikko-bs.com

→各種レギュレーションの遵守を含めたプロセス管理の徹底。 →高度な専門性の追求、進化する技術の活用。 →適切な人員確保による安定運用と固定費の軽減。 

内製していた業務をアウトソーシング

 アテナさんへは、SMBC日興証券およびその他金融機関様向けの業務の中で、次のような業務をお願いしています。

・各種取引後に作成される法定帳票等の発送業務等
これらはお客様とのやり取りの足跡をすべてトレースするという意味でも、極めて重要性の高い業務であり、金融機関のバックオフィス業務を支える「縁の下の力持ち役」を担っていただいています。


正確×大量×多種×タイムリーな発送処理を実現できる企業は非常に限られている

 業務を開始した2009年9月以前は、社内で発送の関連業務を内製作業していましたが、求められる要件は日々変化し、それに応えうる技術も刻々と進化していく中、どこまで自前でやりきれるかを考えれば、やはり高い専門性を有する会社にお願いした方がいいという結論に達し、検討をはじめました。
 アテナさんは要件を満たすだけでなく、コスト、業務遂行能力、フレキシビリティの面でも優れており、当社の経営方針である「正確で」「分かり易い」「スピーディな」処理が実現可能であると判断しました。
 高度な専門性を追求するにあたっての決断でしたが、結果的に発送プロセスにおけるコストも削減でき、固定費(スペース・設備・人件費)も軽減しました。特に、専門的な仕事であればあるほど、人員確保に苦労することも多かったのですが、そうした人的管理も不要となり、当社業務の本質部分において専門性を高める方向に向かうこともできました。また、当社内でも「自らの業務に対して自己満足に陥らない、さらに磨きをかけていく必要がある。」という自覚がもたらされた効果もあったと認識しています。

販促資材物流に強い仕組みを持っています
  • 高品質かつ期限管理の順守 発送すべき期限を過ぎると法令に触れることもあり、正しいものを期限までに届けることが必要。
  • 大量発送・多種多彩な発送案件への対応 数百種類の帳票資料の中から、日によっては1日数十万通を発送することも。

  • 高度なセキュリティ体制・他社業務と混載しないための専用スペースの確保 モノとしてのセキュリティだけでなく、情報セキュリティの面も重視。
  • BCP体制の整備 有事の際も滞りなく業務を遂行できる複数拠点によるBCP体制。

真摯な対応で問題解決に取り組み対応力を磨き続ける姿勢に強い信頼

 実際、お仕事がスタートしてみると、アテナさんの工程管理は非常に細かく、また徹底されていることに驚きました。一方で、金融機関の発送業務についての経験はなかったため、当初は不慣れであったことは否めませんでした。証券会社のバックオフィス業務というのは、日々変動しているマーケットの中でのビジネスですので、発送量も日々大きく変動します。他の業種の会社であれば、「何月何日にスポットを打つから準備しておいてください」といった話もできますが、当社のビジネスでは、日々の動きへの対応が大前提になります。ですから、日によっては、非常に大量の発送が発生する日もあれば、少量ではあっても多品種の発送が必要になる日もあるわけです。当初は、作業のやり直しを何度かお願いした記憶もあります。
 そうした出来事があった中で、改めて「アテナさんを選んでよかったな」と判断の正しさを再認識することになったのは、スタッフの方々の真摯な対応です。数々の業務品質・改善ミーティングを実施し、問題解決に一丸となって取り組む姿勢で業務に当たってくれたこと、また、金融商品取引法や証券業務についての勉強会などにも積極的に参加し、当社のビジネスそのものを理解しようと努めていただいたことは、非常に印象に残っていますし、強固な信頼関係の構築につながりました。そうして日々、繰り返されてきた前向きさが、今日の業務ノウハウの蓄積につながり、今では、突発的な業務でも柔軟なレスポンスを発揮いただいています。また、過去の発送データ分析から年間の発送スケジュールをシミュレーションし、シーズンごとの要員確保を徹底するなど一歩先の対応をいただき、非常に安心感のある、信頼の厚いビジネスパートナーとして、たよりにさせていただいています。


 私たちは、金融機関のバックオフィス機能を果たす役割として、「正確で」「分かり易い」「スピーディ」に業務を遂行することは当然のことであると捉えています。それ以上に考えているのは、お客様の「期待を上回る事務サービスを提供する」ということであり、お客様の想定を超えることがまた新たなビジネスを生むものと考えています。
 アテナさんの仕事ぶりは、まさに当社のこの考え方に近いものを感じさせてくれます。最も頼りを欲する時というのは、困っている時、想定していないイレギュラーなことが起こった時です。そうした時に応えていただくことができる安心感の醸成は、諸要件を満たすレベル水準の高さ、実績の積み重ねもさることながら、日々の仕事を通じて感じられる前向きな姿勢、さらに今の向こうにあるものを感じさせる、今日より明日、今年より来年と、進化を続けていくと感じさせる会社であることが必要です。こうした期待を寄せることができる会社、それがアテナさん最大の強みであると思っています。
 今後、証券市場はアベノミクス等の影響を受け、マーケットが急回復していることに加え、少額投資非課税制度(NISA)も始まり、新しい投資家層も生まれてくることになります。また、証券業界は制度変更も多く、今後も様々な変化があると思われます。そうした中で、当社を取り巻く環境も日々変化していくことになりますが、そうした状況下でもしっかりと変化に適応し、お客様に満足のいただける安全性の確保と迅速な対応がより大切になってくると考えます。今後も引き続き、品質維持とさらなる向上、加えて、私たちが考えてもいない、思ってもみないような、plusαの発想、サービスの提供を期待しています。

プラスオンアルファ

 2011年4月1日、日興コーディアル証券株式会社からSMBC日興証券株式会社へ、社名を変更した際、旧社名およびロゴの入っていた資料全ての差替え作業を行いました。対象資材は約700種類。こうした場合、一般的な企業の場合は、通常の発送業務を一時的に中断して、差し替えの時間を確保した上で作業することになるようですが、各種取引後に作成される法定帳票等はマーケットの動きに追随して発生するため、その発送業務は計画的に止めたり、減らしたりすることはできないのです。ですから、旧社名表記による日々の発送業務を継続しながら新社名への対応を進めるという、非常に輻輳する状況の中での作業となりました。
 他のお客様の業務で資料の一斉切替えの経験があったアテナさんから、差替え作業に必要な情報や工程管理を教示いただきながら進めましたが、当社とアテナさんだけでなく、印刷会社など多数の関係者が絡んでおり、差替え対象資材の情報に不備や東日本大震災の直後で一部納品の遅れなど、想定していない状況になりました。どんなに工程が遅れても、4月1日には社名変更は実施されるわけですから、現場の焦りは相当なものだったと想像できます。
 そうした中でも、アテナさんは、粛々と差替え対象資材情報を精査しながら不明点を潰して情報を整理し、更には保管場所に自ら出向いて新資材をピッキングして管理するなど、混載や紛失、誤発送のリスクの回避に尽力してくれました。また、当初は、封入点数の多い発送物については、予めプレ封入した形でアテナさんにお渡しする予定としていましたが、そちらが間に合わないと分かると、プレ封入の作業の大半も引き受けてくれるなど、非常に高いフレキシビリティを発揮してくれました。情報も時間も限られた中で、ミス1つなく社名変更の対応を完了させることができ、非常に感謝しています。


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