奨学金申込支援サービス

学校や教育機関で行われる奨学金関連の事務は、煩雑な書類管理や学生対応・制度変更への対応など、
現場のご担当者様にとって負担が大きい業務です。

アテナの奨学金申込支援サービスは書類提出のオンライン化により、
「職員様の負荷軽減」と「学生の利便性向上」を同時に実現します。

書類管理と進捗確認が煩雑
紙ベースの提出や確認作業が多く、年度初めに業務が集中して職員の負担が大きい。

学生対応に時間がかかる
申込時期に窓口が混雑し、学生や保証人からの問い合わせ対応に追われる。

運用の属人化と制度変更への対応遅れ
毎年担当者が変わり、業務品質が安定せず、制度変更にも迅速に対応できない。

奨学金業務のオンライン化で
学生の手続き負担・学校職員様の事務負担をどちらも軽減！

ペーパーレス化と進捗管理の効率化
書類提出や確認をオンライン化し、進捗をシステムで一元管理。年度初めの集中業務もスムーズに処理。

専用ポータル＋問い合わせ窓口で負担軽減
奨学金情報をポータルに集約し、問い合わせ窓口を設置。申込集中期の窓口混雑や職員対応負荷を大幅削減。

大学事務局運用のノウハウを活かした安定運用
標準化されたプロセスで属人化を防止し、制度変更や業務量変動にも柔軟対応。

書類提出、進捗管理を全てオンライン化することで、煩雑な紙書類の管理が不要になり、ペーパーレスでスムーズな運用を実現。

年度初めなど申込が集中する時期の窓口混雑や職員の対応負荷を大幅に軽減します。

奨学金手続きに関する情報を専用ポータルに集約し、学生が必要な情報をスムーズに確認できる環境を整備します。

さらに、スカラネット申込に関する不明点や操作手順に関する問い合わせも窓口にて一括対応。学生対応の負担を軽減します。

当社は、多数の大学で願書受付事務局の運用実績があり、そのノウハウを活かして、奨学金業務においても高品質なサービスを提供します。制度変更や年度ごとの業務量変動にも柔軟に対応できる体制を整えています。
 

アテナでは、学生対応から書類受付・不備確認、データ作成までを一連のフローとしてご支援し、
職員の業務負担軽減と学生の利便性向上を実現します。

STEP
00 

奨学金手続きに必要な情報を一元管理できる専用ポータルサイトを構築。
申込締切日や提出書類など手続きにあたって学生が知りたい情報に迷わずアクセスでき、
職員様の問い合わせ対応の手間を大幅に抑制します。

STEP
01

学生が紙の書類を大学窓口へ持参することなく、オンラインで奨学金関連書類を提出できるよう、専用の書類提出フォームを作成します。

STEP
02

学生からWebフォーム経由で提出書類を受領。
学生が記入したスカラネット入力下書き用紙と、提出書類の内容に齟齬がないかを一次チェックします。
記入内容に不備がないかをチェックし、記載漏れや入力誤り、必要書類の不足を確認し、学生への差し戻しも含めて対応します。

STEP
03

JASSOへ送信するためのデータを、正確かつ整った形式で作成。
提出書類をデータ化し、JASSO指定フォーマットへ加工のうえ、そのまま送信できる形でご納品します。

さらに！ 

奨学金対応専用のお問い合わせ窓口を設置。
奨学金申込に関する学生からの問い合わせを一次対応し、スカラネット入力方法や提出書類に関する質問に対応します。 あわせて、職員からの運用・手続きに関する相談窓口としても機能し、判断に迷いやすい対応や制度理解を支援します。

• スカラネット入力方法のサポート
• 提出書／必要資料に関する質問対応
• 不備理由についての説明／修正案内

• 制度内容やフローに関する確認（職員向け）など