契約書スキャンサービス

オフィスにある様々な書類を電子化して、業務を効率化!

株式会社アテナの契約書電子化ソリューションのヘッダー用画像です。

特長

貴社の書類の保管状態に合わせてスキャンを実施。データの活用により、煩雑だった書類管理も簡単に。

POINT 01

様々な形式の書類に対応!
保管状態に合わせたスキャンをご提案

保管されている状態のまま、スキャンを行い原本をお戻しします。フラットベッドスキャナーを使えば、冊子も断裁することなく製本されたままでもスキャン可能です。​​​​​​書類の保管状態に応じた電子化をご提案します。

POINT 02

OCR処理でテキスト化!
複数拠点でデータを一元管理

OCRを活用して内容のテキスト化を行うことで、イメージファイルと併せてデータのご納品を行います。検索性の高い業務アプリに取り込んだ形でのご提供も可能です。データの一元管理により複数拠点での共有も簡単に行うことが出来ます。

POINT 03

在庫保持不要!
貴社スペースを有効活用

貴社スペースを圧迫している書類はスキャン後も当社の倉庫で保管が出来ます。東京、大阪の2拠点でお預かりが可能です。
データと原本を分散させることで、BCP対策にも繋がります。

株式会社アテナのネステナーや3wayラック&フォークを擁する多種保管倉庫

こんな課題が解決します!

書類の保管スペースを圧迫している

電帳法開始後の書類は電子化されているが、電子化されていない過去の書類が沢山ある

複数拠点で管理がバラバラ

どこに何があるのか分からず、欲しい情報がすぐに探せない

電子化により「探せるデータ」をご提供
検索の利便性向上からスペースコストの削減まで実現します!

ソリューション詳細

アテナの契約書電子化ソリューションフロー図です。

STEP
01

前処理

製本された書類、ファイリングされた書類、箱詰めされた書類、どのような保管状態でもそのままお預けいただけます。お送りいただいた書類は、保存状態に応じてホチキスや付箋の除去を実施。

STEP
02

スキャン

フラットベッドのスキャナーを使用することで、冊子型の書類も断裁することなく、製本された状態のままスキャンが可能です。貴社の書類の保管状態に合わせてスキャンを実施します。
なお、イメージファイルはPDF、TIFF、JPEG等、ご要望に応じた画像形式にて作成します。

  POINT  

ファイリング書類/ホッチキス止め書類/パンフレット/冊子(袋とじ・中綴じ)/図面 等
様々な形式の書類のお取り扱いが可能です。

STEP
03

ファイル名リネーム

スキャン後のイメージファイルはその後の活用方法に応じて、お取引様名や日付、管理番号等、任意の名称にリネームを行います。RPAを活用することで、不要ページの削除やリネーム処理を効率的に実施します。

  POINT  

リネームにより、文書管理システム上での検索が簡単に出来るようになります。

STEP
04

テキスト化(OCR)

イメージ化された書類はOCRで読み取ることで、内容のテキスト化も可能です。読み取り結果と書類イメージの目視チェックを併用することも可能で、結果の補正を行うことでより正確なデータを生成します。

  POINT  

AI-OCRを活用すれば、文字認識精度をより向上させることが可能です。

STEP
05

データご納品

クラウドへのアップロード、CD-R等の記録媒体でのお渡し、貴社専用システムへのご連携等、ご要望に応じた方法で納品します。データの取り出し頻度や電子化後の活用方法に合わせてご相談ください。

  POINT  

書類の内容に応じてファイル管理が出来る業務アプリに取り込んだ形でのご提供も可能です。閲覧したい時にすぐに該当のイメージファイルを検索いただけます。

STEP
06

原本返送/保管/廃棄

作業完了後の書類についてはご要望に応じて返却、保管、廃棄いずれの対応も可能です。

  POINT  

保管いただく場合は、当社の東京、大阪の2拠点の倉庫にてお預かりが可能です。物流システムにて書類と保管位置を紐づけて管理する為、書類原本の確認が必要になった際もすぐに取り出せる環境を構築します。

対応実績

契約書電子化業務

株式会社アテナの契約書電子化ソリューションの契約書電子化事例のイメージ写真です。
  • 取扱書類:製本済契約書/覚書
  • 処理数:5,000件(28,000ページ)/月

お客様のお取引企業様の契約書類の電子化業務。ファイリングされた書類や段ボール箱に入った書類等、企業様ごとに異なる保存形式の書類の電子化を実施。

保険契約書類アーカイブ化

株式会社アテナの契約書電子化ソリューションの保険契約書事例のイメージ写真です。
  • 取扱書類:販促ツール(リーフ/パンフレット)
  • 処理数:13,000件

生命保険会社様のパンフレットやリーフレット等の販促資材をアーカイブ化を目的として電子化。

子供向け絵画コンテスト

株式会社アテナの契約書電子化ソリューションの子供向け絵画事例のイメージ写真です。
  • 取扱書類:絵画/応募用紙
  • 処理数:26,000件
     

コンテストの応募受付から作品のスキャン、応募内容の入力を実施。作品のイメージデータと応募内容を業務アプリにて一覧化しお客様へご連携。

電子化業務に付随した受付、入力、発送、問い合わせ業務までトータルでサポート可能です。

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お困りの業務課題があれば、お気軽にご相談ください。

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