ANAホールディングス株式会社 様

現在は、主に以下の業務をお願いしています。

• 株主様カレンダーの梱包・発送業務
• 株主様カレンダーの再送業務
• 持株会会員への株主優待発送業務
• 持株会向け案内物の封入・発送業務

株主優待としては航空券の割引券をお送りしており、送付状に加えて、対象となる会員様のみにリーフレットを同封するなど、発送内容が複数パターンに分かれる業務もあります。

以前は、持株会会員への優待券発送準備をほぼ社内で対応していました。送付状の作成や印刷は総務部のスタッフが行い、実際の封入作業のみを名簿管理人である金融機関に依頼していました。
送付状の作成は、複合機を長時間占有してしまうため、昼休みや始業前の早朝に出社して作業することもありました。また、Excelで差し込み印刷を行っていたため、データが壊れてしまうといったトラブルも発生していました。
その結果、重複や不足が発生し、事後対応に追われるケースもあり、時間面・正確性の両方に課題を感じていました。

―――アウトソーシングを検討されたきっかけは何だったのでしょうか

こうした課題について御社の営業担当の方とお話しした際に、封入・発送作業工程を見直した上で、一部業務を外部委託するという提案をいただいたことがきっかけです。
何度か打ち合わせを重ねながら、当社の業務課題に応じ、システム開発も含めた提案をいただき、柔軟な対応力や社内のチームワークを感じました。

※持株会会員向けに当社から発送している「株主優待番号ご案内書」

御社とは以前から株主様カレンダー発送業務等をご支援いただいており、弊社の業務内容やシステムを理解していただいているという安心感がありました。
また、最初に相談した際の提案内容が非常に的確で、親身に対応していただけたことも印象に残っています。個人情報の取扱いが発生しますので、株主様の住所などの個人情報をお任せするという点においても、信頼出来る会社にお任せしたいという思いがあり、御社への委託を決めました。

重視しているのは、1回限りの作業代行ではなく、私たちが求めている内容に対して、継続的に精度の高いアウトプットを維持できる体制かどうかという点です。
持株会の優待発送のように、年2回、今後も継続して発生する業務では、毎回スムーズにやり取りができることが重要になります。その上で、状況に応じた対応力や提案力は、非常に重視していたポイントです。

―――実際に委託してみて、どのような効果を感じていますか

これまで内製していた発送業務を外部委託へ移行したことで、創出されたリソースを持株会会員データの正確性向上や品質管理に充てられるようになりました。
持株会の名簿は社内で管理しているデータがベースになるため、その精度を高めることは非常に重要です。また、持株会の運営や優待内容も、時代の変化に合わせて見直していく必要があります。そうした「本来取り組むべき業務」に時間を使えるようになった点が、大きなメリットだと感じています。

また、業務を委託してから数年後に、持株会で譲渡制限付株式施策を導入したことで、持株会会員数が急増しました。発送業務の負荷も大きくなりましたが、持株会優待の発送業務を早い段階で委託していたことは、非常に良い選択だったと改めて認識しました。

―――株主様向けカレンダー発送や再送業務についてはいかがでしょうか

株主様カレンダーについては、カレンダーの種別選択受付や再送の受付にIVR（自動音声応答システム）を導入したことで、お問い合わせや受付の仕組みは大きく改善しましたが、受付から発送までの業務フロー設計が課題でした。
特に、受付期間に応じた再送計画においては、非常にタイトなスケジュールで件数も事前には把握できない中、不安を感じる部分もありましたが、御社であれば、確実に対応していただけるのではないかという信頼感がありました。

また、従前より当社が進めていた業務改革・改善の取り組みに対しても、柔軟にご協力いただいており、安心して再送業務をお任せできました。

※当社から発送している株主様向けANAカレンダー

2025年12月に第一回社債型種類式を発行いたしました。
今後は、これまでになかった事務や対応が発生する可能性もあり、手作業に頼らず、正確に運用できる体制をどのように構築し、安定運用させていくかが重要だと感じています。
会社として株主還元に取り組んでいくためにも、既存の業務フローを見直した上で、専門性が求められる部分については外部の知見を活用し、効率的な運用を考えていきたいと思います。

―――最後に、今後アテナに期待することを教えてください。

株主様への情報提供では、今後も郵送や発送物が重要な役割を担い続けると考えています。
優待の形も時代に合わせて変えていく必要がありますので、そうした変化に対応する上でも、引き続きご支援いただけるとありがたいです。

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