大手保険会社C社 様

年間約70万通の郵便物を各拠点で分散対応しており、社員の負担が大きくコア業務に集中できない

拠点間配送の発着タイミングが固定的で、業務状況に合わせた柔軟な運用ができていない

保険加入者向け通知書など大量発送業務が総務部門の負担になっている

メール室業務とチャーター便管理を一元化し、拠点横断の管理体制を構築

拠点状況に合わせた運行ルート・時刻表を設計し、柔軟な社内物流を実現

メーリングセンターへ発送業務を集約し、業務効率化と郵便割引活用によるコスト最適化を実現

C社様では、東京・大阪の2拠点を中心に、年間約70万通の郵便物を取り扱っています。
従来は各拠点で受け取り・仕分け・配送を行っていたため、拠点ごとに人員を配置する必要があり、社員の負担増加とコストの増大が課題となっていました。

そこで当社は、主要2拠点を「ハブ拠点」とする運用をご提案。
一次受付や仕分けを集約することで、分散していた業務を横断的に再設計しました。
さらに、拠点間配送にはC社専用のチャーター便を活用し、館内配送の時間と連動させた運行ルート・時刻表を設計。
社内業務の流れを止めない物流体制を構築し、業務量に応じた柔軟な増便対応も可能とすることで、繁忙期でも安定した運用を実現しています。

年間70万通という規模を安定的に運用するためには、属人化を防ぐ標準化と、万が一に備える体制整備が不可欠です。
当社は30年以上のメール室運営ノウハウをもとに、業務マニュアルの整備や専用セキュリティバックの導入など、現場レベルでの標準化を推進。
郵便物に関する指揮命令系統や契約・運用窓口も一本化することで、総務部門の管理負荷を大幅に軽減しました。

通知書発送業務については、東西のメーリング拠点を活用しBCP体制を構築。災害発生時の切り替えルールや予備資材の確保を事前に整備することで、保険加入者様への影響を最小限に抑える体制を実現しています。
この整備により、大量の通知書もメーリングセンターに集約。作成から発送までを一元管理し、郵便割引制度を活用することでコストの最適化も可能となっています。

C社様では、年間約150万件にのぼる保険金・給付金請求書類の処理も大きな業務負荷となっていました。
書類の受付や不備確認、仕分けに時間を要し、査定・支払部門の業務に影響が出ることが課題でした。

そこで、メール室運営で構築した体制を活かし、請求書類の前処理工程をオンサイトで一気通貫対応。
受付・開封・不備確認・スキャン・OCR処理・登録・原本保管までを一括で担うことで、査定・支払業務に集中できる環境を整備しました。
郵便業務と請求書類処理を横断して設計することで、C社様のバックオフィス全体を支える基盤づくりに貢献しています。