公的照会事務局

書面での調査依頼を効率化したい

調査依頼数が多く、処理が追い付かない・回答が遅延している

各拠点でバラバラに作業をしており、効率化がはかれない

OCRとデジタル照会で煩雑な照会業務を効率化！
アウトソーシングにより運用フローの最適化が実現出来ます

OCRの活用により照会情報を素早くデータ化・データベースとのデジタル照合で効率的な処理が可能

アウトソーシングによる運用のシステム化でスピーディーな処理が実現

全ての照会情報を1箇所に集約してセンター化・進捗状況も一元管理

各種法令に基づき、行政機関から銀行や生命保険会社等に対して行われる預貯金等の取引情報の調査は＜約6,000万件/年※＞と言われています。
※金融機関×行政機関の情報連携検討会｜金融機関×行政機関のデジタル化 に向けた取組の方向性とりまとめ

公的照会業務のシステム化で、
書面での調査・回答にかかっていた膨大な時間とコストを削減！

行政機関ごとに書式が異なる書面も、OCR処理を活用してデータ化。まだまだ主流の書面での調査も効率的に処理を行うことが可能です。
OCRと入力を併用することで確実な調査が実現出来ます。

OCR処理によりデータ化した照会情報を各金融機関データベースへ照会。回答書の作成・進捗管理まで全て当社の運用システムにて管理します。
日々の調査依頼をシステム化することで煩雑な作業もスムーズに処理することが出来ます。

支店や拠点ごとに照会業務を行っている場合は、照会センターを設置して全ての照会業務を集約。まとめて処理を行う体制を構築することで、効率的な運用が可能です。

STEP
01

到着した調査書を開封し、調査項目、手書きの有無を確認の上、OCR処理が可能なもの、入力が必要なものに仕分けを行います。また、調査書の内容から調査の根拠となる約40種類の法令（根拠法）から該当するものを適切に判断します。
仕分けされた書類はスキャンを実施し、調査書のイメージファイルを作成します。

　　POINT　　

• 運用システムを活用し、到着した調査書は全て受付登録。イメージファイルと紐づけることにより後続処理をシステム上で一元管理します。

STEP
02

• イメージファイルをもとにOCR処理を行い、検索キーとなる氏名、生年月日をデータ化します。
  非定型OCRにより行政機関ごとに異なる調査書の書式にも対応可能なため、全体の約8割程度の書類をスムーズにデータ化することが可能です。

• データ化対象項目が手書きの場合や、文字のポイント数が小さい場合等、OCR処理で不備となる可能性が高い書類はあらかじめ入力対象とすることで、効率的にデータ化を行います。

　　POINT　　

• OCR、入力ともに、システム画面にて目検で再鑑を行う体制を整えることで、データ化の精度を向上させています。

STEP
03

データ化した調査対象者情報は各金融機関の基幹システムと連携するデータベースに照会。
自動回答システムにより、照会結果をデータで受領します。

　　POINT　　

• 自動回答システムを利用することで、従来よりも照会業務にかかる時間を圧倒的に削減することが可能です。対象者の見逃し等も防ぐことが出来、確実な調査が実現します。

STEP
04

照会結果データをもとに、調査の根拠となる各種法令や調査項目、結果に応じたフォーマットにて回答書を作成します。
運用システムに調査データ、結果データが全て集約されており、回答書もシステム上で生成される為、対象者情報もミスなく可変印字が可能です。

STEP
05

当社のメーリングセンターを活用することで、手作業ではなく機械封入を行うことも可能な為、効率的に封入・封緘を行うことが可能です。

　　POINT　　

• 依頼元の送付先ごとに回答書の枚数が異なりますが、機械封入をする際にOMR処理（マークシート読み取り）を行うことで、封入枚数を自動でチェックすることが可能です。この仕組みにより誤封入を防止しています。

さらに

各行政機関への調査書の内容に関する不明点の問い合わせや、調査状況に関する問い合わせに対応します。
運用システムにて全て一元管理されている為、問い合わせにもスムーズに対応することが可能です。