神奈川県伊勢原市　様

物価高騰に直面する市民の支援と温室効果ガス排出量削減の推進を目的とし、物価高騰対応重点支援地方創生臨時交付金を活用した補助金事業として、省エネ家電を購入した市民へ対象家電の本体購入費２分の１の額をキャッシュバックする施策を実施。
当社で、広報から申請受付・審査・問い合わせ窓口対応まで事務局運営をご支援しました。

今回の取り組みでは、販促物の作成、店舗との調整、申請書類の審査などの業務を中心に委託しました。
また、初めてオンライン申請にも対応し、事務局全般の運営を外部の事業者に委託する形をとり、市民の利便性向上や庁内業務の負担軽減を図ることを目的としました。

※施策実施スキーム
キャンペーン参加店舗を募集し、対象店舗で対象家電を購入された方に先着順で申請チケットを配布。自宅に家電を設置後、郵送またはオンラインで補助金申請を受け付け、審査完了後に現金振り込みにてキャッシュバックを実施。

前回の補助金事業では、販促物の作成や書類審査、窓口対応などすべて職員と派遣スタッフで運用していました。しかし、申請はすべて紙ベースで、市民の方には事前審査申請と家電購入後の本申請の2回、市役所へ来庁いただく必要があり、負担を強いる形になりました。

さらに、人気が非常に高い補助金で、1日で200件近い申請が殺到することもあり、とても対応しきれない状況でした。

また、派遣スタッフは審査業務とコールセンター業務の両方を担当していたため、職員によるハンドリングが必要となりました。それが庁内業務にさらに負担を及ぼし、本来業務との両立が非常に困難でした。

―――今回の実施にあたって業務委託という形式での入札公示をされた経緯や理由を教えていただけますでしょうか

市民の方からは「ぜひ継続してほしい」といった要望が多く寄せられる非常に人気のある施策ではありましたが、前回と同じ運営方法では職員の負担が過大であることと、庁内業務への支障が顕著だったため、改善策の検討が必要でした。

そこで今回は、極力外部へ業務を委託し、「庁内の業務負担を軽減する」ことを目指しました。また、オンライン申請の導入により、市民の負担軽減と利便性向上を図りました。他自治体の事例も参考にしつつ、よりスムーズな運用を目指した形です。

―――業者選定時、特にポイントとした点を教えてください

他自治体でも同様の省エネ家電補助金事業において外部委託が行われていますが、伊勢原市独自の支払いスキームの構築が必要だったため、事業者選定においては業務の理解度が非常に重要でした。また、議会で補正予算をいただいた施策であることから、予算内で効率的に運用できる提案が求められました

アテナさんの提案は、業務理解度が高かっただけでなく、「補助金を予算内で確実に配り切る」という点において審査委員から高い評価を得ました。さらに、コスト面でも抑えた提案をしていただいたことが、事業者選定の大きな決め手となりました。

私たちの課は非常に少人数で業務を運営しており、人員の補充も難しい状況が続いています。そのような中、今回の補助金事業をほぼひとりで進める形となりましたが、アテナさんのご協力をいただいたおかげで、効率的に施策を運営することができ、大変助かりました。

特に、庁内で対応していた際は、狭いスペースで大量の書類を扱う必要があり、物理的な負担が大きかったのですが、委託によりその負担が軽減した点は非常に大きなメリットです。業務対応が非常に丁寧であり、イレギュラーなケースに対しても迅速かつ適切に対応していただけたことも、本当にありがたかったです。補助金制度を構築しても、現場では予想外の課題が発生することが多いですが、アテナさんにはその都度柔軟に対応していただけました。

令和5年度分の運用ではスキームを大きく変更し、事前に申請チケットを市内販売店に配布し、対象家電を購入した方に店舗でチケットを受け渡す形式に切り替えました。このスキーム変更に伴い、店舗の方々への説明や協力のお願いが不可欠でしたが、アテナさんには説明会の実施や店舗への個別訪問にまでご対応いただきました。店舗との細かい連携を丁寧に進めていただけたことは、とても心強かったです。

さらに、販促物や説明資料の制作物のクオリティも高く、大変満足しています。

―――今後、当社に依頼したい業務はありますか

市民ニーズが非常に高い補助金事業であるため、財源が確保できれば、今後も継続して実施したいと考えています。少人数で運営している厳しい体制ではありますが、今後も補助金業務を含めご協力いただければ幸いです。