日興ビジネスシステムズ株式会社 様

ＳＭＢＣ日興証券グループの証券事務サービス会社です。
「証券事務、一般事務代行」「証券決済代行」「メーリング、帳票管理、配送」「相続手続き」等、グループ内外の金融機関のバックオフィス業務を担っており、最高水準の証券事務サービス会社になることを目指し続けています。

当社は、「証券事務サービス会社として最高水準を目指し続ける」ことを長期ビジョンとして掲げ、設立以来、ＳＭＢＣ日興証券をはじめとした金融機関及びお客さまに対し、高品質な証券事務サービスを提供してまいりました。

アテナさんには、2009年9月から金融機関及びお客さまへの法定帳票（取引報告書・取引残高報告書・運用報告書等）や口座開設に伴う案内資料などの封入発送業務を委託しています。特に法定帳票は法令で定められた厳密な納期を遵守して発送を行っていただくことが大前提となります。その厳しい大前提をクリアしつつ、更に質の高いサービスを提供するために様々な依頼をさせていただいておりますが、常に高品質かつ迅速で機動的な対応をしてくださることに大変感謝しております。

資産形成の要となる証券投資のインフラを担い、企業の成長を支える基盤を提供する証券事務サービスにおいて最高水準を目指す当社のビジョンを達成する上で、アテナさんは必要不可欠なパートナーだと感じています。

当社がアテナさんに委託している「発送業務」は、金融知識とフレキシビリティが求められる厳しい作業です。なぜなら、個人のお客さまが金融商品を取引された際に生じる帳票類、例えば、株式・社債・投資信託などを取引した際に発送する取引報告書は、金融商品取引法に定められた重要な書面ですが、お客さまの取引タイミングに応じて交付される書面のため、発送作業が発生する時期や数量を前もって予想しにくいという特性があるからです。

アテナさんでは、通常の発送量を超える場合でもフレキシブルに対応できる体制が整えられており、他の業者では難しいと判断される案件も実現可能にしていらっしゃいます。

業務仕様の変更や追加が発生した際にも、的確かつ弾力的に対応していただいています。例えば、このような事例がありました。

お客さまへの通知書に同封する返信用封筒を全国一律の様式で制作しアテナさんに依頼したのですが、全国一律ではなくどのエリアのお客さまからの返信かを識別できる方が、エリア別の数量把握や後続処理をスムーズに行えるということに、後になって気がつきました。そこで、アテナさんから「お客さま宛て通知書に当該エリアと識別できるマークを印した返信用封筒を同封する」という提案をいただき、アテナさんで追加作業をしていただいたことがありました。本来であれば当社で検討すべき工程でしたし、もともと余裕のないリードタイムの中、追加作業も含めて完了してもらう必要がありましたが、アテナさんから最適な対応を提案していただき、かつ納期までに完了していただくことができました。アテナさんならではの経験値と機動性によるものだなと感心しました。

そんなアテナさんも当初から金融に関する知識を持たれていたわけではなかったのですが、知識の習得に加え、発送物や作業工程の一つひとつの意味を理解しながら経験を積み重ねられています。更に、ＢＰＯ全般に亘る幅広い業務経験を活かした適切な提案をタイムリーに行ってくださり、当社のサービス向上の一端を担ってくれています。

当社は業務の効率化を図っており、それを実現するためにはアテナさんにも協力していただく必要がありました。

通知書に同封する運用報告書の銘柄数はとても多く、その銘柄名も似通ったものが多くあります。一方で、通知書には記載可能な文字数に制限があるため略称名で表記されています。その略称名によって当該通知書に同封する運用報告書を正確に判別する必要があるため、専門知識を有した当社メンバーで最終確認をした方が良いだろうとの判断から、発送物の現物を当社に引き渡してもらい最終確認を行っていました。

しかし、業務の効率化という観点で通知書と運用報告書のアンマッチというミスを防止するため、銘柄の正式名と略称のリストを両社で共有し、アテナさんで最終確認まで行っていただく方式に2022年11月から変更することになりました。

運用報告書は法令所定の期日内に必ず交付しなければならず、リードタイムは限られています。その制約の中での発送前の最終確認は当社メンバーも苦慮していましたが、両者間で発生していた現物移動の工数も削減されて、リードタイム内でのスムーズな発送完了にも資することができました。これまで10年以上の運用実績に基づくアテナさんへの信頼あってこそのことです。

現在、当社でも様々な分野でデジタル化による金融の高度化やIT化を推進しています。また、社員の働きやすい環境を整えるためにRPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）等を活用した業務改善にも取り組んでいます。デジタル化が進めば、より高品質でミスのないサービスが提供できるようになるでしょう。アテナさんでも、RPAやAIをはじめ各種のデジタル技術を活用している実績がおありだと聞いています。幅広い業界から様々な業務を受託しているアテナさんのDXに対する取り組みは、当社にとっても参考になると思いますので、是非とも情報共有を進めていきたいと考えています。

アテナさんは物流・コールセンター・オフィス事務代行・印刷など幅広い機能を有しており、それらを最適に組み合わせて様々なソリューションを提供されているそうです。現在委託している発送業務以外の分野でも協力をお願いする業務があるかもしれませんので、是非とも色々な提案を行っていただければと思います。

政府は家計金融資産の半分以上を占める現預金が投資に向かい、企業価値向上の恩恵が家計に還元されることで、更なる投資や消費に繋がる「成長と分配の好循環」を実現していくことが重要であると考えています。証券投資は国民・企業・国の成長を支え、持続可能な経済社会システムを再構築するための重要な基盤です。当社は証券事務サービスを通じて社会に貢献するとともに、証券・金融業界の更なる発展に尽力してまいります。アテナさんにも頼りになる強力なパートナーとして、今後もご協力をよろしくお願いいたします。