文書電子化で業務効率アップ！そのメリットと課題とは？

近年、ペーパーレス化をはじめとしたビジネスプロセスのデジタル化が進む中、文書の電子化はその中心的な役割を担っています。電子帳簿保存法の導入による法的側面や、電子化後のデータの取り扱い等、文書の電子化にあたっては留意すべき点が多岐にわたります。
本記事では、文書電子化のメリットと課題、それに伴い留意すべき点について詳しく解説します。

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文書電子化のメリット

文書の電子化とは、紙で保存されている情報をスキャナーなどの機器を使ってデジタルデータに変換することを指します。これにより、パソコンやスマートデバイスで簡単にアクセスできるようになり、多くのメリットが得られるようになります。

検索性の向上・業務効率化への貢献

まず、電子化された文書は、検索や整理が容易です。必要な書類を探すのに時間がかかった経験を持つ方も多いかと思いますが、電子化をすれば必要な情報を素早く検索出来るようになります。 スキャン時にOCR処理を行い、内容をテキスト化することで膨大なファイルの中からキーワード検索によって瞬時に必要なページを見つけ出すことが可能です。
さらに、リモートワークが増加している現代では、チーム全体で同じ文書にアクセス出来ることは非常に重要です。複数拠点間での情報共有が円滑に進むようになり、企業全体で業務プロセスを大幅に効率化させることが出来ます。

保管スペース・コスト削減

電子化により、物理的な書類を削減することで、書類を保管するためのキャビネットや収納スペースを大幅に縮小できます。これにより、保管コストの削減が期待され、空いたスペースを他の用途に有効活用することが可能です。保管義務のある書類については、利用頻度を考慮し、自社内での保管に加えて、外部倉庫の活用を検討することもおすすめします。
また、社内文書には機密情報が含まれる場合がある為、保管が不要となった書類を廃棄する際には、セキュリティを確保して適切に廃棄する必要があり、十分な注意が必要です。

電子帳簿保存法への対応

電子帳簿保存法は、国税に関係する書類をデータとして保存する際のルールを定めた法律です。2024年1月より、この法律に基づき「電子取引のデータ保存」が完全に義務化されました。対象となる帳簿や書類を紙ではなく電子データとして保存する場合、この電子帳簿保存法の要件を満たす必要があります。
また、電子帳簿保存法開始後の書類は電子化されているものの、過去の書類が大量に紙で保管されている場合もあるかと思います。しかし、検索性や効率性を考慮すると、これらの書類も全て電子化し、一元管理できる環境を構築することが望ましいです。

セキュリティの重要性

電子化された文書のセキュリティは非常に重要です。デジタルデータは容易にコピーが出来る為、適切な管理を怠ると情報漏えいのリスクが高まります。
パスワード保護やデータを暗号化することで、不正アクセスが発生しても情報漏えいのリスクを軽減出来ます。さらに、データの保存場所へのアクセス権限を厳格に制限し、必要最低限の人のみがデータにアクセス可能にすることも重要です。このように、強固なセキュリティ対策を実施することが不可欠です。

電子化に向けた課題

ファイリングされているものやホチキス留めされているもの、冊子形式のもの等、様々な形状で保管されている書類を全てスキャンすることは非常に手間と時間がかかります。
また、電子化されたファイルの検索性をさらに向上させる為には、文書管理システムの活用等、ファイルの管理方法についても見直しが必要です。これにより、業務フローの変更が求められる為、社内での運用変更やその定着が課題となります。

電子化を成功させるポイント

これらの課題を乗り越えて電子化を成功させるためには、事前準備が極めて重要です。まず、全ての文書を電子化する必要があるかを見極め、優先順位を設定して取捨選択を行うことが重要です。次に、ファイル管理に適したシステムやツールを選定し、電子化後の運用ルールを整備することも必要です。
一方で、自社で時間をかけて全ての文書のスキャンを行い、全プロセスを完了させることは多くの時間と労力がかかる為、現実的ではありません。
文書管理を効率化するためにはアウトソーシングの活用が有効です。様々な形状の書類に対応可能なスキャナーを備えているだけでなく、適切な書類廃棄や自社倉庫での文書保管等も可能な業者を選択することで、一元管理が実現出来ます。

まとめ

文書の電子化には、検索性の向上や保管コストの削減といった様々なメリットがあります。
しかし、導入にはいくつかの課題も存在します。上記のポイントを考慮し、効率的且つ安全に電子化を進めるにはアウトソーシングの活用が最適です。
これらの方法を上手に活用することで、より効率的な文書管理が可能になります。
 
株式会社アテナでは「契約書スキャンサービス」を提供しており、契約書だけでなくオフィスにある様々な書類を保管状態に応じて電子化します。また、OCRを活用して内容をテキストし、スキャンしたイメージファイルと合わせてご納品することも可能です。
さらに、当社は自社のロジスティクスセンターを所有しており、スキャン後に保管が必要な書類を安全にお預かりすることが出来ます。
電子化に関する疑問点や不明点がございましたら、ぜひお気軽にご相談ください。