効率とコストを両立！OCR・AI-OCRの最適活用とは？

近年、様々な企業でDX化が進んでおり、特にOCRやAI-OCRは社内の業務効率化の手段としてその活用が注目されています。
本記事では、OCRとAI-OCRの特長について解説し、これらの技術を導入することで得られるメリットや導入時に注意すべき点について解説します。また、その効果を最大化するアウトソーシングの活用方法についても考察します。

OCRとAI-OCRとは

OCR（光学文字認識）は、印刷された文章や手書きの文字を認識し、デジタルデータに変換する技術です。
AI-OCRは文字通りOCRにAI（人工知能）技術を組み合わせたもので、OCRと異なる特長は以下の通りです。
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AI-OCRの特長

高精度の文字認識

大量のデータを元にした機械学習による文字認識率の向上で、従来は読み取りが難しかった手書き文字や複雑なフォーマット、様々なフォントの文字も高精度で認識することが可能です。

文脈判断機能

読み取った文字をそのままデータにするだけでなく、その文字の前後の言葉の意味や関連性などから文脈を理解し、誤って認識した文字を正しく修正・変換することが可能です。

​​​​​​​異なるフォーマットにも対応可能

OCRの場合、読み取る位置や項目の詳細を事前に定義する必要がありました。しかし、AI-OCRはスキャン時に自動的に位置や項目を判断し、情報を抽出することが出来る為、異なるフォーマットの帳票の読み取りにも対応可能です。

RPAとの組み合わせ

RPAとOCRを連携させることにより、例えばAI-OCRを用いてデジタル化したデータをRPAで他の業務システムへ自動入力することが可能になります。
読み取ったデータを手作業でコピー＆ペーストする際に起こりうるヒューマンエラーのリスクを軽減出来ます。また、これらの2つの技術を組み合わせることで、自動化の対象範囲が拡大し、さらに業務効率化を進めることが出来ます。

OCRとAI-OCRの導入によるメリット

作業負荷の削減

データ化をする際、従来は人間が目視をしながら手入力する必要がありましたが、OCR技術を活用することで、画像を読み取るだけでデータ化が可能となり、作業工数を大幅に削減することが出来ます。さらに、入力ミス等のヒューマンエラーのリスクも大幅に減少します。

効率的な書類審査

申込書や申請書等の書類審査を行う際、従来は手書き文字を目視で確認し、内容が正しく記載されているかを判断する必要がありました。しかし、OCR技術を活用することで、データ化された記載内容を基に審査を行うことが出来るようになります。これにより、効率性、正確性が向上します。さらに、AI-OCRを活用することで、様々なフォーマットの帳票を読み取ることが可能となり、より効率的に処理を進めることが出来ます。
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データ活用・ペーパーレス化の推進

書類のデータ化が容易になることで、紙媒体から電子データへの移行が進み、必要な情報への迅速なアクセスが可能となります。これにより、紙の書類として蓄積していた情報をより効率的に活用したり、社内で共有することが可能になります。
また、データでの情報保存により、保管スペースが削減でき、オフィスのペーパーレス化を推進することが可能です。

OCRとAI-OCRの導入時の注意点

OCRやAI-OCRを導入する際は、以下の点に注意する必要があります。

業務フローの構築

OCRで生成されるデータの精度をさらに向上させるには、人によるWチェックが重要です。読み取ったデータに人の目を通して再度チェックをし、必要に応じて修正を行うことで、より正確なデータを生成することが出来ます。技術だけに頼らず人によるサポート体制を組み込み、最適な業務フローを構築することが、効率化を図る上で非常に重要です。

費用対効果の検討

ツール導入に際しては、各製品の初期費用や運用コストを見積もり、自社の予算に応じたプランを選定することが重要です。また、導入により削減出来る工数と費用を考慮し、事前に費用対効果を確認することで、より効果的な導入が実現します。導入後も継続的に利用出来るツールの選択と社内の体制構築が求められます。

アウトソーシングの活用

これらの注意点を踏まえ、OCRやAI-OCRの導入に際して、独自に運用するのではなく、アウトソーシングを利用する企業も増えています。
自社のリソースやニーズに応じて、適切な業者を選定しアウトソーシングすることで、さらなる業務効率化を実現することが出来ます。アウトソーシングの活用で得られるメリットは以下の通りです。
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コスト削減

自社でツールを購入する必要が無い為、導入コストや運用コストを抑えることが出来ます。ツールを利用しない時期にランニングコストが発生せず、必要な時に必要な分だけツールを利用することが可能です。
また、自社に最適なツールの選定や導入までにかかる工数を減らせるだけでなく、作業自体を委託することで、社内の人的リソース（コスト）も最小限に抑えられます。

トータル委託で業務効率化

例えば、書類審査業務においてOCRを導入したい場合に、BPOサービスを提供している業者であれば、データ化だけでなく、書類の受取・開封からスキャニング、入力、書類発送までトータルで依頼することが可能です。

また、RPA等のデジタルツールを活用出来る業者を選べば、作業の自動化も含めた、より効率的な業務フローの構築が可能です。作業の一部だけを切り出して委託するよりも、関連する前後の作業を含めてトータルで委託する方が、よりコストパフォーマンスに優れています。

まとめ

OCRとAI-OCRの特徴や導入による業務効率化のメリット、導入時の注意点、アウトソーシングの活用について解説してきました。
導入の効果を最大化し、効率性を高めながらコストパフォーマンスを向上させる為にはアウトソーシングの活用が最適です。
 
株式会社アテナでは、書類のデータ化やそれに付随した書類の審査業務等、OCRやAI-OCRを活用したBPOサービスを提供しています。
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