自治体・行政機関向け 行政事務サポートサービス

FEATURE

特徴

株式会社アテナのpoint1

迅速な業務スタート

施策規模に合わせた適正人員の確保から業務知識の教育まで、案件の運用をスピーディに開始。
貴社の労務管理の負荷を軽減します。
当社のサテライトセンターと連携体制を組むことで、BCP対策も可能です。

株式会社アテナのpoint2

運用の最適化を実現

各種申請の入口から出口まで、必要な機能を組み合わせて最適な運用フローを構築します。
自社内完結だからこそ、「柔軟」且つ「シームレス」に対応。
申請者様へスピーディな還元を実現します。

主なBPO業務実績

  • 助成金申請受付業務
  • 給付金申請受付業務
  • プレミアム商品券実施アンケート集計
  • 子ども応援事業コールセンター

PROBLEM・RESOLVE

課題・解決

株式会社アテナのお客様の課題
  • 突発的に施策が発生する為、必要な時に必要な量の人材リソースの確保が難しい
  • 人員を確保しても短期的な施策が多い為、管理が負荷になっている
  • 問い合わせ対応に時間を取られてコア業務に専念出来ない
  • 情報の伝達先が複数あり、全体のコントロールが難しい
株式会社アテナの解決
  • 施策規模に合わせた適正人員の確保から教育まで当社で対応
  • 労務管理の負荷を軽減
  • これまでの事務局業務の実績に基づいた最適な業務フローを構築
  • 各作業工程の情報を集約することで一元管理
株式会社アテナの組み合わせたサービス

SOLUTION

ソリューション詳細

施策によって申請条件や必要書類の仕様がバラバラな業務も、幅広い事務局業務の実績が豊富な当社だからこそ、
通知発送から受付、データ処理まで効率的な運用が可能です。

行政事務サポートサービス サービスの流れ
行政事務サポートサービス 通知印字・発送

各種通知書印字・発送

申請書やお知らせ文書、案内状をオンデマンドで印刷します。ハガキ、圧着ハガキ、レター等、ご要望に沿った形態で作成出来ます。文章中にお客様の氏名を可変印字することで、個別のレター作成も対応可能です。
発送方法もご相談ください。

ライン

告知物の発送/回収用キットの同梱

施策対象の店舗・施設に設置するPOPや告知物を同梱したキットの発送を行います。
アッセンブリから対応することも可能です。

各取扱店からの商品券等の回収が必要な場合は、回収用キットを同梱することで施策終了後は簡単に回収を行うことが出来ます。
行政事務サポートサービス 申請受付

申請受付

当社の「私書箱」を活用することで、簡単に郵送受付をスタートすることが出来ます。
定期回収を行っている為、デイリーで処理をすることが可能です。

申請書類の内容に応じて、セキュリティ便等、専用便での定期回収も対応可能です。
ライン

申請書類イメージ化・テキストデータ化

申請書類を仕様に合わせてデータ化します。必要に応じて下記の対応が可能です。

  • スキャンによるイメージ化/オンラインでの納品
  • 入力によるテキストデータ化/AI-OCRの活用
データ化が完了した書類原本は当社にて保管することで、貴所での保管スペースを省くことが出来ます。
行政事務サポートサービス 申請内容チェック

条件チェック

必要書類の有無、申請書類の記入不備等、申請内容の精査を行います。
申請に不備がある場合は、申請者へ電話連絡や不備通知書の発送を行います。

BIツールを活用した進捗管理

申請正常分と不備分を分けた後、申請ごとの進捗ステータスを一元管理することで、各ステータスの処理量、残量を明確化します。

連絡不通による不備未解消分もシステムで期日管理を行い、滞留させることなく処理を行います。
また、
処理量を把握することにより適正人員を配置することが可能です。

行政事務サポートサービス 申請データ作成

システム投入用データ作成

正常に受付が完了した申請データを貴所の基幹システムに合わせたデータフォーマットに加工の上、ご納品します。
ご納品後はそのままデータを投入していただけるので、手間をかけずに処理を行っていただくことが出来ます。

ライン

専用回線の設置

専用回線を設置することで、貴所⇔当社のデータ授受を高セキュリティ環境で行うことが出来ます。

申請からご納品まで、全て社内で完結させることが出来る為、当社外へのデータの持ち出しは原則発生しません。
行政事務サポートサービス 配布・給付

商品券・地域振興券・証明書の制作

専用紙を使用して、施策に合わせた資材の制作を行います。

​金券セット組み

東京本社には金券取扱専用ルームを完備しており、商品券等の金券のセット組みもセキュリティエリア内で実施することが出来ます。

金券の封入作業時は重量検品を行い、封入枚数の誤りを防止することが可能です。
ライン

給付の振込代行

当社で貴所専用の代理口座を開設し、お預かりした基金の中から申請者の口座に対して入金処理を行います。
貴所で振込をしていただく場合は、入金用レイアウトに合わせて振込データを作成してご納品することも可能です。

金融機関マスタを基に振込先口座の照合を実施の上、データを作成する為、正確なデータ作成が可能です。
行政事務サポートサービス 回収・集計

商品券回収・集計

各店舗、取扱店で使用された商品券を回収し、使用された枚数・金額を集計して、データをご納品します。

レターパックや宅配等、ご要望される方法での回収を行います。
行政事務サポートサービス 問い合わせ対応

お問い合わせ対応

申請方法や必要書類等、申請全般に関するお問い合わせに対応します。
受電時に自動音声ガイダンスを設定することにより、内容に応じた適切な窓口に割り振ることが出来ます。

ガイダンス設定により、オペレータと直接会話が必要なお問い合わせの対応のみに絞ることが出来る為、必要最小限の人員配置で運用することが可能です。お問い合わせの工数を抑えることが出来ます。
ライン

レポーティング

お問い合わせ内容の詳細や受付状況をご希望のタイミング(日時・週次・月次)でご報告します。
​​​​​また、必要に応じたエスカレーションにも迅速に対応可能です。

クラウドサービスでステータス管理を行うことで、貴所ともリアルタイムで情報共有を行うことが可能です。

強固なセキュリティ環境

万全のセキュリティ環境での運用を行う当社だからこそ、金融機関をはじめ様々な業界の大企業様から個人情報・機密情報の取り扱いを受託した実績があります。
住民の皆様への対応は高品質をお約束します。

  1. セキュリティ・インフラの完備
    各執務室への入退出はAC(アクセスコントロール)カードで業務に従事するメンバーのみが入れるよう制御されており、全ての入退室の記録を保管しています。また、機密情報の取り扱いが発生する執務室は更に別のカードでアクセスを制限しており、高セキュリティ環境での対応をご提供します。
     
  2. 監視
    夜間や休日等、無人時間帯を人感センサーで警備するセコムガードや建物の内外に設置された監視カメラで運用状況をモニター監視しています。
     
  3. 資格認証
    情報セキュリティと品質の下記認証(※)を取得しています。
    ・プライバシーマーク(個人情報保護)
    ・ISMS(情報セキュリティ)
    ・QMS(品質管理)
    ※詳細はこちらをご参照ください。
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℡.03-6808-9386

【 9:00〜12:00 / 13:00〜17:00 ※土日祝日・年末年始除く 】

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